Obstaja veliko situacij, v katerih uporabljamo zavarovalne police, potrdila, potrdila. Zato so ljudje prisiljeni dokumente hraniti doma, da bi imeli pri roki potrebne papirje. Toda kako to narediti pravilno, da se nič ne izgubi ali pokvari?

Katere dokumente naj hranim?

Vsak sodoben človek ima veliko papirjev za vse priložnosti. Vendar ni vsakega od njih vredno obdržati.

Naštejmo dokumente, ki jih moraš imeti doma:

  • Seznam odprejo potni listi in drugi družinski dokumenti. Na primer oporoke, potrdila.
  • Potrdila, pooblastila, potrdila in ostalo v zvezi z nepremičninami in transportom.
  • Diplome, spričevala, potrdila o izobrazbi.
  • Papirji v zvezi s poklicnimi dejavnostmi: delovne knjižice, dogovori, pogodbe.
  • Rezultati raziskave, zdravstveni pravilniki in kartice.
  • Garancijski listi, čeki za gospodinjske aparate in pohištvo.
  • Dokumenti v zvezi z davki.

Ločeno lahko izberete elektronske dokumente ali samo podatke v digitalni obliki. Praviloma ustrezajo eni od zgornjih točk in so tudi predmet hrambe.

Kako dolgo je treba hraniti dokumente?

Dokumente lahko razdelimo po času hrambe. Odvisno od obdobja veljavnosti posamezne skorje.

  • Trajno. Takšni papirji morajo biti vedno pri roki. To so poročni listi, rojstni listi, diplome o izobrazbi, zdravstveni podatki, notarsko overjeni podatki, oporoke, pokojninska potrdila.
  • Dolgoročno. Dokumenti za nepremičnine, avto in drage stvari. Vsebujejo tudi strokovne prispevke. Tukaj lahko določite tudi čeke, potrdila. To je nekaj, kar je shranjeno dovolj dolgo in ostane relevantno določen čas.
  • Kratkoročno. Podatke o storitvah zdravnikov, odvetnikov, učiteljev je priporočljivo hraniti tri leta. Pogodbe o komunalnih storitvah in izjave predvidevajo isto obdobje.
  • Neuporabno. Nepotrebna izobraževalna, informativna gradiva, navodila za temeljito preštudirane stvari, plačilne liste itd. lahko takoj zavržete.

Ločeno je mogoče opozoriti na neobvezne dokumente, ki pa so zelo pomembni za njihovega lastnika. Sem spadajo osebni dnevniki, zapiski, fotografije in drugi spominki. Običajno so take stvari tudi dolgo shranjene.

Zato je priporočljivo zavreči vse, kar trenutno ni v uporabi in ne more biti uporabno v prihodnosti. Da bi ohranili red, morate redno čistiti svoje "smetnjake" in se znebiti nabranih smeti, pri tem pa prebirati res pomembne dokumente.

Namigi za shranjevanje bistvenih papirjev

V večini gospodinjstev so papirji praviloma standardni.

    Najprej so dokumenti razvrščeni po smeri: dom, služba, zdravstvo in drugo.
  1. Potem se dajo v podpisane mape, kjer se zagotovo ne boste zmotili v papirjih.
  2. Dobljeni nizi se dajo v ločeno škatlo ali vrečko. Mimogrede, zaradi udobja so znotraj "posode" pogosto narejene particije, ki preprečujejo mešanje map. Hkrati se morate prepričati, da je prostor za shranjevanje nedostopen otrokom in živalim, vendar na priročnem mestu za uporabo.

Dobra ideja je, da pogosto uporabljene osebne dokumente hranite ločeno. Potni list, zdravstvena izkaznica, TIN in pokojninsko potrdilo se bodo dobro prilegali v plastične vrečke, zaprte z drsnikom. Takšni paketi so nepredušni in ohranjajo vsebino v popolnem redu ter preprečujejo, da bi se na primer zmočila.Hkrati naj bodo zdravstveni dokumenti čim bolj dostopni – da ne izgubljamo časa, če jih nujno potrebujemo.

Dobro je imeti doma vedno fotokopije pomembnih dokumentov. Primerov je najrazličnejših in takšna rezerva lahko pomaga v nepredvideni situaciji.

Posebej pomembne dokumente lahko shranite v sef. Sodobni trg ponuja veliko izbiro skladišč, tako da lahko vsak kupec izbere nekaj primernega zase. Le dokumente je bolje hraniti v sefu, ne v plastičnih mapah - v primeru požara se material, iz katerega so sestavljeni, stopi hitreje kot papir.

Neobičajni načini shranjevanja dokumentov

Se to sliši dolgočasno? Brez problema! Obstaja več zanimivih in priročnih načinov za shranjevanje papirjev.

    • Organizatorska tabla. Obstaja veliko možnosti za takšno napravo. V najpreprostejši obliki je plošča, na katero so z gumbi pritrjeni papirji. V bolj zapletenih različicah ima tabla lahko majhne predale in viseče napeljave.
    • Mini predalnik. Je popolnoma enak navadni predalnik, vendar veliko manjši. Vanj je zelo priročno shranjevati dokumente. Ker so razvrščeni v različne predelke, se ne bodo nikoli izgubili! Predali v predalniku so lahko različnih velikosti: majhni - za majhne koščke papirja, veliki - za risbe.

    • Viseča škatla. Samo majhna škatla ali košara, pritrjena na steno kot poštni nabiralnik. V takšni stvari, ki se nahaja na hodniku, je priročno shraniti prinesena pisma in potrdila.

    • Žep za ovojnico. Podobno kot v prejšnji različici, vendar ni škatla, ampak ovojnica. Lahko ga pritrdite na mizo, hladilnik, omaro. Omogoča shranjevanje začasno potrebnih dokumentov, ne da bi zavzeli dragoceni prostor.

    • Koš za smeti. Ne, ne smeti - posebne, za shranjevanje. Postavi se na mizo ali v omaro, lahko ima več predelkov. Preprost, poceni, a učinkovit način za shranjevanje dokumentov.

    • Pogosto uporabljene papirje lahko hranite v aktovki. Ima ročaj za prenašanje. Oblikovan je tako, da dokumenti v njem niso zmečkani. Običajno je zasnovan za papir A4.Če je potrebno, da ne izgubljate časa z iskanjem potrebnih skorj, lahko preprosto zgrabite mapo z aktovko in tečete.

Uporabljajte digitalne tehnologije

Navodila za zdravila, aparate in pisarniško opremo zavzamejo veliko prostora. Veliko lažje jih je shraniti v elektronski obliki. Če želite to narediti, morate iste informacije poiskati na internetu in jih primerjati s tistimi, ki so na voljo v materialnem viru, da se prepričate o istovetnosti. Navodila lahko preprosto fotografirate in jih shranite v mapo na vašem računalniku. Samo zadnjega morate izbrati, da ga slučajno ne izbrišete. Bolje je, da zapišete drugo kopijo nastalih datotek na zunanji medij, kot je pomnilniška kartica, ali jo pošljete v shrambo v oblaku.

Za vsak slučaj lahko skenirate ostale dokumente. Potem pa morate poskrbeti za varnost elektronskega sistema pred morebitnim hekerskim napadom. Nihče ne mara, da osebni podatki uhajajo na internet.

Mimogrede, uporaba računalnika ali mobilnega telefona je priročna za spremljanje datumov poteka papirja. Dovolj je samo vnesti potrebne datume v "koledar" , tako da vas elektronska naprava obvesti o koncu obdobja pomembnosti določene skorje. Potem ostane le še, da se znebite nepotrebnega papirja.

Morda se glavno pravilo za shranjevanje dokumentov doma sliši preprosto: skrbno in redno delo z domačimi papirji je zagotovilo, da se potrebni dokument ne bo izgubil v najpomembnejšem trenutku.

Ni vseh dokumentov vredno obdržati. Veliko pa je papirjev, ki bi jih moral imeti vsak od nas pri sebi. Hraniti jih morate na varnih in osamljenih, a dokaj lahko dostopnih mestih. Izdelate lahko elektronske in navadne kopije dokumentov - verjetno vam bodo prišle prav. V vsakem primeru bo skrbno shranjevanje in skrbno razvrščanje papirjev pomagalo ohraniti nedotaknjene.

Kategorija:

Shranjevanje