Kot so pokazale študije, človek zaradi motnje vsak dan izgubi približno eno uro svojega časa – verjetno ste to motivacijsko "grozljivko" slišali že večkrat. Da ne omenjam dejstva, da vam gre kaos na živce: zdi se, da je vse na dosegu roke, vendar morate nenehno nekaj iskati. Ohranjanje čistega delovnega mesta je zelo pomembno, vendar ni tako enostavno, kot se sliši. Naloga se zdi preprosta, a misija ni uspela niti velikim podjetjem, katerih vodstvo je obsedeno z redom in je vanj pripravljeno vložiti veliko denarja.

Cilji

Preden začnete krotiti kaos, ki ste ga ustvarili, si odgovorite na preprosto vprašanje: zakaj? Kaj želite doseči kot rezultat?

Idejo je odlično oblikovala Marie Kondo: "Namen čiščenja je vrnitev v naravno mirno stanje."

Ne pospravljamo zaradi čistoče, ampak zaradi notranje harmonije. Na delovnem mestu mora biti oseba mirna in udobna. Kaj potrebuješ?

  • Čist informacijski prostor.

Uslužbenci v pisarnah običajno delajo z informacijami. Večji in bolj raznolik kot je pretok informacij, težje je človek opraviti nalogo, ki mu je dodeljena. Zato je puščanje vseh delovnih dokumentov na vidnem mestu ali obešanje monitorja z veliko nalepkami z opomniki neuspešna taktika. Enako velja za pojavna obvestila iz hitrih sporočil ali e-pošte.

  • Odsotnost stvari, ki motijo koncentracijo ali omejujejo gibanje.

Prvič, za delo potrebujete prosto delovno polje. Če se morate za podpis dokumenta A4 stisniti v kepo in s komolcem odrivati ovirajoče predmete, potem je treba vaše delovno mesto preurediti.

Drugič, osebno se ne sme vmešavati v delavca. Okvirji z družinskimi fotografijami in spominki, prinesenimi z dopusta, vam ne omogočajo popolne koncentracije - to je dejstvo. Tudi če tega ne opazimo, možgani še vedno zajemajo slike in porabljajo sredstva za njihovo obdelavo, saj sta družina in rekreacija pojma iz kategorije »Pomembno«.

Kje začeti?

Če samo preuredite elemente na namizju in jih poskušate učinkovito združiti v skupine, boste zagotovo izgubili tisto zloglasno uro. Morate ukrepati drugače.

Naloga je popolnoma osvoboditi in očistiti delovno mesto. Vaši cilji:

  • čistost predmetov;
  • vizualna čistost;
  • čistost informacijskega polja.

To pomeni, da morate najprej odstraniti čisto vse z mize in z nočne omarice. Daj stvari v veliko škatlo, na stol, sosednjo mizo.

Zdaj vzemite vlažno krpo ali posebne robčke in previdno obrišite monitor, tipkovnico, miško, pult, nočno omarico (znotraj in zunaj).

Priporočamo: Kako oprati podlogo za miško

Ne pozabite zraven postaviti koša za smeti - vse, kar ne potrebujete, bo priletelo vanj v pripravljalni fazi.

Postavite vse na svoje mesto

Najprej vrnemo monitor, tipkovnico in miško na mizo. Postavite jih tako, da bo zaslon oddaljen od vaših oči 45-50 cm, vnosne naprave pa naj vas ne bodo sklanjale.

Zdaj je čas, da se ustaviš in razmisliš. Kaj še potrebuješ za delo?

  • Pisarna. Če imate 10 kemičnih svinčnikov, obdržite enega. Nekaj svinčnikov in šilček? Našilite en svinčnik in šilček pospravite v predal nočne omarice. Radirka? Če ga potrebujete, potem je njegovo mesto poleg svinčnika. Z eno besedo, pustite na mizi vse pisalne potrebščine, ki jih uporabljate vsak dan, vendar v enem izvodu. To so lahko škarje, korekturna tekočina, barvni markerji, sponke za papir. Pospravite jih v kozarec ali organizator, ostale pa v peresnico ali škatlo. Z dodatnimi predmeti se bomo ukvarjali pozneje.
  • Orodja. Naprav, ki zavzamejo veliko prostora, ne shranjujte na mizi. Luknjača in štampiljk najverjetneje ne uporabljate vsako uro – lahko jih imate na nočni omarici. Toda majhen spenjalnik ne škodi - pustimo ga v namiznem organizatorju. Mesto za kalkulator določimo glede na naravo dela: če ga stalno uporabljamo, ga je vredno obdržati na namizju.
  • Telefon. Seveda mora biti v bližini komunikacijsko sredstvo. Če je telefon stacionarni, ga postavite tako, da se kabel, ko dvignete slušalko, ne dotika drugih predmetov.
  • Dnevnik, jadralno letalo. Revija z delovnim načrtom je običajno postavljena v levi kot mize - tam ne bo motila, ampak bo vedno pri roki.
  • Svetilka. Če potrebujete namizno svetilko, jo uredite glede na svoje značilnosti (za desničarje - na levi, za levičarje - na desni). Ne pripenjajte ji nepotrebnih stvari!

Potem se je treba ukvarjati s shranjevanjem delovnih materialov - in urejanje stvari na mizi se lahko šteje za zaključeno.

Reorganizacija nočne omarice

V pisarniški nočni omarici so običajno trije predali. Vsakega od njih je treba uporabiti za shranjevanje določene kategorije predmetov.

Zgornji predal je tisto, kar uporabljamo več kot enkrat na teden. To so lahko:

  • natisni,
  • luknjač,
  • škarje,
  • šilček,
  • nalepke,
  • serviete za pisarniško opremo,
  • sponke.

Srednji predal - rezervni material in kaj se redko uporablja:

  • nove pisalne potrebščine "na rezervi" - beležke, nalepke, papir itd.;
  • rezervna pisala, svinčniki in markerji, ki ste jih pospravili z mize.

Pri izpolnjevanju drugega polja se boste morali ukvarjati s tistimi predmeti, ki jih v prejšnji fazi ni bilo mogoče najti na mizi:

    Odvrzite vsa posušena pisala in markerje, "škrbice" svinčnikov, načečkane papirje in umazane radirke - zagotovo ne bodo več uporabne.
  1. Uporabne pisalne potrebščine dajte v peresnik ali majhno škatlo (to je pomembno!) in jih pošljite v srednjo škatlo.

Spodnji predal - zasebno:

  • papirnati robčki;
  • mokri robčki;
  • čaj, kava, sladkor;
  • skodelica;
  • droge;
  • kozmetika.

Nad skodelico lahko izbruhne vihar ogorčenja: malokdo se je pripravljen sprijazniti z njeno odsotnostjo na mizi. No, če vas ne moti, ga imejte pri roki, a ne pozabite ga vzdrževati čistega.

Razčleni papirje

Ciljanje na časopise je spolzka tema, ker je tukaj težko dati splošen nasvet. Vse je odvisno od tega, kako vaše delo poteka.

Glavna stvar, ki si jo morate zapomniti pri razvrščanju papirjev, je, da je vaš cilj poenostaviti potek dela.

Trije najboljši nasveti za skoraj vsakogar:

  • Kupite organizator za svoje potrebe. V vsakem primeru je treba dokumente razdeliti v skupine. Na primer tiste, ki zahtevajo takojšnjo obravnavo, nenujne, poročevalske, arhivske in tiste, ki jih je treba nekam poslati.
  • Dokumente shranjujte navpično, ne v nizih. Najbolje je, da uporabite večbarvne mape in jih razporedite v navpični organizator, tako da so vidne "bodice" .
  • Nastavite "tamponski pas" . Ko nekaj organizirate, je težko brez mape "Razno" . Priskrbite si škatlo, košaro ali škatlo, kamor bodo padli vsi papirji ali predmeti, ki jih še niste ugotovili. In naredite si pravilo: to škatlo razstavite enkrat na dan ali enkrat na teden.

Nov računalnik

Ne pozabite, da imate drugo namizje - na zaslonu monitorja.

  • Ustvarite več map in organizirajte elektronske dokumente na enak način kot papirnate. Ne pozabite narediti "buffer" mape.
  • Odstranite bližnjice na namizju za programe, ki jih ne uporabljate.
  • Če je vaše ozadje osebna fotografija, že veste, da je to slaba ideja. Izberite nekaj nevtralnega, brez svetlih barv, močnega kontrasta in zmešnjave oblik.
  • Zaprite nepotrebne zavihke brskalnika.

Ne pretiravajte

Ko se potopimo v proces vzpostavljanja reda, ne smemo pozabiti, da fanatičen pristop k temu vprašanju nikoli ni bil upravičen. Podjetja, v katerih vodstvo strogo spremlja "sterilno" čistočo delovnih mest in odsotnost osebnih stvari na mizah zaposlenih, ne kažejo impresivnih rezultatov. Nasprotno, z uvedbo takih naročil produktivnost pisarniških delavcev pade za približno 15%.

Psihologi priporočajo, da v delovnem prostoru poiščete prostor za predmete, ki bodo na vas delovali pomirjujoče. Lahko je rastlina v lončku, mizna plošča z motivacijskim napisom, kakšna figurica, ki ni prenasičena z detajli, ali mehka blazina na pisarniškem stolu. Glavna stvar je izbrati stvar, ki ne bo pritegnila vaše pozornosti nase.

Da se nered ne vrne

Glavna skrivnost za upiranje kaosu na delovnem mestu je odvreči odvečno in ne prerasti novega. Včasih podcenjujemo ogromen odstotek čustvenih virov, ki gredo v navezanost na nekoristne stvari.

Na eni izmed ameriških univerz so izvedli zanimivo raziskavo. V skupini ljudi so vsi dobili skodelico in jo prosili, naj jo nekaj časa drži v rokah. Nato je bilo napovedano, da bodo skodelice dražbeni sklopi, na katerih bodo sodelovali testiranci. Eksperiment je pokazal, da dlje kot je človek držal skodelico v rokah, večji znesek je bil pripravljen plačati zanjo. In to kljub temu, da pred tem ni potreboval skodelice.

Ohranjanje reda bi moralo biti zavesten proces. Analizirajte, kaj vidite pred seboj, in odstranite stvari, ki ustvarjajo kaos. Ko ob koncu dneva zapustite pisarno, se ozrite po svoji mizi in se vprašajte: kaj mi bo jutri preprečilo, da bi se osredotočil?

Kategorija:

Čiščenje in čiščenje